Impedimentos Organizacionais: Como eliminá-los da sua empresa

Olá pessoal, esta semana quero falar sobre Impedimentos Organizacionais.

Aqueles que seguem o meu trabalho sabem que tenho passado vários meses a desenvolver uma abordagem para ajudar as empresas a melhorar o seu Product Developmemt, e sinceramente acredito que fará uma grande diferença, para saber mais por favor vá: “Organisational Mastery“.

O “Organisatinoal Mastery” está dividido em cinco partes diferentes:

1. Transformar estratégia em objectivos e métricas.
2. Optimisar a empresa para entrega de produto.
3. Comunidades de Práticas Organizacionais.
4. Remoção de impedimentos organizacionais (O tópico desta publicação do blog).
5. Inovação continua

A framework completa pode ser encontrada abaixo.

Impedimentos Organizacionais

Acredito que a Organizational Impediment Board será uma parte essencial de qualquer organização que leve a sério a aprendizagem e pretenda introduzir melhorias.

Indo ainda mais longe, acho que esta ferramenta vai resolver um dos problemas mais comuns que as empresas enfrentam na sua transição para empresas Agile: “Qual é o trabalho dos middle managers em Agile?“.

Todos sabemos que os middle managers são os que mais sofrem quando as empresas mudam para Agile. Porquê?

A resposta é simples. Agile não tem um papel específico para eles ou, pelo menos, nenhum que seja incrivelmente óbvio; por isso, tornam-se muito inseguros e tentam agarrar todo o tipo de trabalho que encontram. Muitos de nós acha que isto são boas notícias.

Certamente há várias definições sobre o que um Agile Manager deve fazer. Eu defino-o como:

Artista da Mudança Organizacional – o gestor deve ser uma das pessoas a guiar a organização em direção ao Agile.

Protetor dos Limites – o gestor deve reforçar os limites/fronteiras, quer dentro da equipa quer entre a equipa e o resto da organização.

Maximizador de Valor – o gestor deve ser uma das pessoas a fazer a gestão do portefólio de projetos. Ele/ela é um product owner, mas numa escala maior e sempre a colocar a questão “Qual é o projeto com mais valor negocial na organização?”

Gestor Lean – o gestor irá usar o lean thinking para promover o fluxo organizacional para o valor que as equipas transmitem possa ser fornecido sem atraso.

Demovedor de Impedimentos Organizacionais – o gestor irá navegar por toda a organização e eliminar todos os Impedimentos Organizacionais que estão a bloquear as equipas no fornecimento de valor aos clientes.

Campeão da Equipa – o gestor vai formar as equipas agile, ajudando-as a alcançar resultados fantásticos.

Pode encontrar mais informação aqui: “O Que É Um Agile Manager”

Mas o que é que isto tudo significa? Que tipos de ferramentas e processos estão ao seu serviço para lhe permitir fazer um trabalho excelente? Infelizmente, a maior parte das organizações onde trabalhei anteriormente não têm uma resposta para isto.

E se tivéssemos uma ferramenta que permite aos Agile Managers reunir todos os Impedimentos Organizacionais da organização e cujo trabalho seria “resolver os obstáculos”? Acredito que isso iria ajudá-los a encontrar significado para o seu trabalho diário.

Por isso o produto Organisational Mastery tem uma componente critica que chamo Organisational Impediment board.

Este backlog irá conter tópicos impeditivos que estão a bloquear a organização ou, simplesmente, ideias para melhorar que, em última instância, irão ajudar a empresa a tornar-se mais rápida e mais inovadora.

Os Agile Managers serão responsáveis por abordar esses melhoramentos e resolvê-los um a um. Não pense que isto é simples! Muitos desses melhoramentos vão exigir mudanças profundas dentro da organização, mas essa é a única forma de se tornar uma empresa Agile.

Acreditamos que as organizações estão cheias de melhoramentos potenciais, mas falta-lhes uma forma de os tornar transparentes. Este board permite que as equipas e indivíduos dentro da organização tragam possíveis melhoramentos s e encontrem formas de melhorar a empresa no seu todo.

Hypothesis Kanban Board

Como pode ver através da imagem, o board contém seis colunas distintas. São estas:

Hipótese: Nesta coluna, teremos os melhoramentos possíveis para a “HolidayCheck”. Estes melhoramentos serão escritos em forma de hipótese. Tudo o que fazemos começa com uma hipótese. Nunca sabemos se aquilo que queremos implementar vai ter o resultado desejado; por isso, inicialmente tudo deve ser tratado como uma hipótese. O formato de uma hipótese é apresentado abaixo:

We hypothesize by <implementing this change>

We will <solve this problem>


Which will have <these benefits>

As measured by <this measurement>

• Opções: Toda a hipótese tem uma possível e diferente “forma” de ser implementada. Nós devemos sempre tentar descobrir uma opção que seja fácil de implementar com um grande retorno de investimento.
• Selecionada: A opção que foi selecionada por cada hipótese.
• Em progresso: A opção que está atualmente a ser implementada.
• Avaliação: Na coluna que analisamos, se a melhoria foi implementada com sucesso e se for o caso, teve o resultado desejado?
• Concluído:  A melhoria foi implementada com sucesso.

Membros da Equipa

Como explicado acima, os donos desde board serão sobretudo os Agile Managers, mas não estarão sozinhos. A Gestão Sénior é parte desta equipa também. No nosso caso, o COO é o “uber” Scrum Master; isto é extremamente importante.

Ter uma Gestão Executiva como parte deste processo vai permitir que todos tenham o poder de melhorar a organização.

Outra pequena dica que eu gostava de dar: a pessoa que levanta a questão (normalmente o Scrum Master) será parte da discussão uma vez que ele/ela é aquele que conhece todos os detalhes de como o problema o/a afeta a si e à sua equipa.

Processo

A ideia é implementar tudo de uma forma muito Agile. A cada duas semanas, a equipa reúne-se. Avaliam o que foi alcançado, e depois planeiam o que pode ser abordado durante as semanas seguintes.

A cada mês, a equipa reúne-se para fazer uma Agile Retrospective, para analisar a forma como pode melhorar.

Como é que os tópicos surgem no board?

Gerir isto é como gerir um product backlog normal. Numa equipa Agile normal, deverá falar com o product owner e usar a mesma abordagem.

Perceber que pessoa pode ajudá-lo a escrever a sua hipótese e adicioná-la ao backlog. Certifique-se que o processo é transparente e que lhe permite ter feedback sobre o estatuto da sua hipótese.

Como devemos tratar as aprendizagens?

Encontre um local onde pode armazenar os resultados que retira das experiências. Estes resultados são muito importantes para futuras decisões da organização; trate-as com alta importância!

Comunicações

Para manter toda a organização informada, certifique-se que envia um email mensal que contempla o seguinte:

1. Impedimentos Organizacionais removidos (conquistas)
2. Métricas
3. Resultados: “O que é que aprendemos com esta melhoria?”

Tornar o board visível

Tornar o board público. Todos dentro da organização devem poder aceder ao board e ver que diferentes melhorias e iniciativas estão a decorrer, quais as que estão resolvidas, e quais virão no futuro.

Acredito que esta ideia pode causar um impacto tremedo nas organizações. É uma grande ferramenta para permitir:

1. Transparência
2. Melhoria Contínua
3. Ajudar os gestores a trabalhar finalmente no sistema da empresa
4. E, claro, começar a criação de uma organização em aprendizagem

Espero sinceramente que tenha gostado deste blog e que lhe tenha dado algumas ideas para remover os próximos Impedimentos Organizacionais! Se considera que as instruções neste blog não são suficientes, por favor, contacte-me. Irei dar-lhe toda a informação. Se quiser consultoria sobre a melhor abordagem, estratégia ou solução para a sua empresa, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo.