Responsabilidades de um facilitador de Agile Retrospectives

Olá pessoal, neste blog vou falar sobre as responsabilidades de um Facilitador de Agile Retrospectives, este tópico é especialmente importante para mim já que muitas pessoas acham que facilitar uma Agile Retrospectiva é algo bastante básico, ora aqui vai :).

Criar o ambiente certo onde todos se sintam confortáveis para falar.

Como expliquei antes, muitas coisas têm de ser tomadas em consideração para criar um ambiente seguro. Claro que todos estes tópicos devem ser tratados por um facilitador. Acredito que ele é o responsável último por criar este ambiente, onde todos se sentem para falar.

Encorajar as pessoas a falar e ter a certeza que toda a gente é ouvida

Outra responsabilidade do facilitador reside no facto de ele ter de encorajar todos a falar e assegurar que todos são ouvidos. O facilitador não deve forçar ninguém a falar, se este não quiser. Este é um pré-requisito para uma Agile Retrospective bem sucedida. Contudo, deve certificar-se que toda a gente é ouvida e que toda a gente tem oportunidade de falar.

Como sabe, a maior parte das equipas têm tanto pessoas extrovertidas como pessoas introvertidas. Não é fora do comum ver as pessoas introvertidas serem preteridas pelas vozes extrovertidas. Nestes casos, o facilitador, tem um papel chave para garantir que todos têm a oportunidade de falar e dar o seu input.

Clarificar Insights

Estamos numa indústria de desenvolvimento de software e é sabido que a maioria de nós tem um conhecimento e um mindset muito técnico e que, por aquilo que fazemos, não temos a abordagem certa no sentido de elaborar sobre as nossas ideias. Isto não é uma coisa má, é apenas um facto. Nós somos bons com números, mas não tão bons com a comunicação.

Devido ao facto anterior, o Facilitador deve clarificar todos os insights que as pessoas apontam. Dever ser o responsável por se certificar que cada insight é entendido por todos na sala. Esta é a única forma que as pessoas podem perceber e analisar os dados que serão gerados dentro da Agile Retrospective.

Insights Desafiantes com muitas questões

A responsabilidade do facilitador não termina com os insights e clarificação. O facilitador também precisa de assumir o papel de coach e colocar muitas questões. Ele tem de ajudar a equipa a perspetivar diferentes ângulos e diferentes opções. É sua responsabilidade desafiar os membros da equipa com os seus insights.

Só aí a equipa pode ver diferentes perspetivas e gerar várias ideias sobre o tópico.

É importante sublinhar que não é da sua responsabilidade dar respostas, aqui é que o papel de coaching é importante. Ele está lá para colocar questões e ajudar as equipas a gerar o maior número de insights possíveis, não ficando preso ao primeiro insight que surja.

Pensar positivo

Eu acho que uma das principais características de um bom facilitador de Agile Retrospectives é o seu pensamento positivo. Tal é especialmente crucial quando o facilitador trabalha com uma equipa jovem. Isso não significa que o facilitador não permita à equipa falar sobre tópicos difíceis, mas deve ter como objetivo manter o ambiente o mais construtivo e positivo possível. É crucial ter isto em atenção! Por vezes, a equipa enfrenta muitos problemas, se o coach não estiver consciente da importância do pensamento positivo, a Agile Retrospective pode transformar-se numa sessão de reclamações, arrastando toda a gente, tornando-se muito tóxica e impactando o futuro da performance da equipa.

Não é um decision maker

Quando as empresas fazem a transição do Waterfall para Agile, algumas delas atribuem o papel de um Scrum Master a típicos Project managers. Geralmente, Project managers têm a responsabilidade de tomar muitas decisões. Como sabe, isto não é verdade com os Scrum Masters (que é normalmente o facilitador de Agile Retrospective).

O facilitador deve compreender que o seu papel não é o de tomar decisões, o seu papel é ajudar a equipa a gerar muitos insights. Ajudá-los a medir os prós e contras de diferentes ações e guiá-los na tomada de uma decisão final. Nalgumas equipas, o facilitador faz parte da equipa de desenvolvimento trabalhando com developer ou tester.

Nestes casos, o facilitador deve tornar claro à equipa que ele está a votar/discutir como membro da equipa ou facilitador. Isto é extremamente importante para que as pessoas percebam que tipo de função o facilitador tem a esse ponto.

Desenvolver-se a si próprio como um Facilitador Profissional

Muitas pessoas acham que a facilitação é algo muito simples e fácil. Para ser honesto, tenho feito facilitação durante vários anos, e ainda sinto que tenho de aprender muito. Se se quer tornar num bom facilitador Agile Retrospective, invista num programa de Facilitador Profissional.

Há vários locais onde pode obter informação sobre o tópico, mas um pelo qual pode começar é pela International Association of Facilitators (http://www.iaf-world.org/site/) Ali, pode encontrar muito material interessante para iniciar a sua carreira enquanto Facilitador.

Não tomar partidos na discussão

Um bom facilitador Agile Retrospective não deve tomar partidos. Como foi explicado anteriormente, no caso de o facilitador ser parte da equipa como developer, tester ou qualquer outro papel, este deve ser explícito e comunicar com a equipa quando este fala como porta-voz de um membro da equipa.

Por vezes, ser neutro é bastante difícil, mas é muito importante. Se o facilitador tomar partidos, os membros da equipa podem sentir-se atacados e parar de contribuir para o evento, quebrando a produtividade da Agile Retrospectives.

Deve escolher diferentes exercícios para diferentes situações

Há um ano e meio atrás, quando eu e o Ben Linders publicámos o livro “Getting Value out of Agile Retrospectives” um dos objetivos era dar ideias sobre exercícios de Agile Retrospectives. Cada Agile Retrospective é um evento diferente, todos são únicos e devem abordar diferencialmente o problema mais apropriado.

Um bom facilitador deve ser capaz de identificar que problemas estão a atrapalhar mais a equipa, durante o sprint atual, e encontrar exercícios que possam ser usados para se certificar que a equipa vai ganhar muitos insights na Agile Retrospective.

Se necessitar de ajuda para encontrar exercícios, estou, neste momento, a construir uma base de dados com muitos e diferentes exercícios para si (Agile Retrospectives Ideas).  Ainda tem poucos exercícios até agora, mas temos planeados mais de 40 até ao final do ano.

Pode resumir tudo o que aconteceu durante a Agile Retrospective

A parte do encerramento de uma Agile Retrospective é crítica. Muitas vezes, os facilitadores de Agile Retrospectives não prestam a devida atenção a esta parte. É imperativo apoiar a equipa para resumir o que ficou acordado abordar durante a próxima iteração.

É a altura ideal para recordar que ações de follow-up devem ser tomadas, por quem e quando. Ajudar a equipa a definir os seus pontos de ação é um aspeto crucial para o sucesso das iniciativas de mudança. E, claro, é vital fazer o follow up dos tópicos selecionados durante o sprint, para se certificar que a equipa está a trabalhar neles.