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La guía sobre las Retrospectivas Ágiles que te convertirá en un magnífico facilitador

by Luís Gonçalves
Retrospectivas Ágiles

Este artículo resume qué es una Retrospectiva Ágil. Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre las Retrospectivas Ágiles.

Las Retrospectivas Ágiles son actividades que llevo moderando y escribiendo con asiduidad en los últimos años. Aun así, nunca había creado un artículo resumiendo qué es una Retrospectiva Ágil. Ahora es el momento.

Mi libro “Getting Value Out of Agile Retrospectives” (cómpralo aquí) contiene toda la información sobre este tema, pero quería publicar algo en Internet para que un mayor número de personas pudieran acceder a ello. Debajo puedes encontrar los temas que trata este artículo.

  • Qué Es Una Retrospectiva Ágil
  • Cuál Es El Valor Empresarial de Las Retrospectivas Ágiles
  • Características de Un Buen Facilitador de Retrospectivas Ágiles
  • Cómo Crear un Ambiente Agradable para Llevar a Cabo Retrospectivas Ágiles
  • Requisitos Previos para Unas Retrospectivas Ágiles Exitosas
  • Las Cinco Etapas de Una Retrospectiva Exitosa
  • Antipatrones de las Retrospectivas Ágiles
  • Ideas de Retrospectivas Ágiles

QUÉ ES UNA RETROSPECTIVA ÁGIL

Una Retrospectiva Ágil es una reunión que tiene lugar al final de cada iteración en el Desarrollo Ágil.

Podemos utilizar uno de los Principios Ágiles para definir las Retrospectivas Ágiles:

En intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre la forma de ser más efectivo y ajusta su conducta en consecuencia.

La Retrospectiva Ágil es un hábito que pertenece al equipo: es efectivamente una reunión, pero una reunión en la que el equipo tiene un control total sobre la agenda y el resultado de la misma, nadie vuelca las responsabilidades sobre ellos.

Es un evento en el que el equipo analiza su manera de trabajar. La Retrospectiva Ágil es una oportunidad perfecta para el equipo, que le permite parar y reflexionar sobre su forma de trabajar.

Es muy común, durante la retrospectiva, encontrar formas de ser más eficiente. Es una oportunidad de echar la vista atrás y pensar cómo se ha desenvuelto el equipo.

Idealmente, las Retrospectivas Ágiles son eventos donde se discuten diversos asuntos sin reproches ni culpas; esto significa que se critica el rendimiento del trabajo, no el de las personas.

Las Retrospectivas Ágiles son un pilar en cualquier ciclo de reflexión y adaptación; aunque los equipos no deben limitar su aprendizaje a las Retrospectivas Ágiles.

Me gusta recordar a la gente que las retrospectivas son además una gran oportunidad para analizar el ambiente de trabajo y para poner en marcha actividades que aumenten el espíritu de equipo, las cuales usualmente no tendrían lugar fuera de esta reunión.

Las Retrospectivas son la parte crucial del trabajo del equipo. La dirección tiene problemas a veces para entender la importancia de las retrospectivas. Hace un tiempo escribí un pequeño artículo resumiendo qué es una Retrospectiva Ágil. Se puede encontrar aquí.

Debajo encontrarás varias razones por las que debes utilizar retrospectivas.

CUÁL ES EL VALOR EMPRESARIAL DE LAS RETROSPECTIVAS ÁGILES

A veces, la gente (normalmente directores) me cuenta que tiene problemas para entender por qué las retrospectivas tienen que llevarse a cabo cada dos semanas y por qué el equipo entero se detiene durante unas cuantas horas para jugar con post-its.

Las Retrospectivas Ágiles son importantes, y voy a dar varias razones para explicar el porqué.

Las Retrospectivas Ágiles como un Impulso para el Equipo
Una retrospectiva puede utilizarse como un energizante para el equipo: un lugar donde el equipo se junta y se entusiasma mientras que encuentra nuevas maneras y posibilidades de encarar los problemas.

Las retrospectivas no deberían ser para nada aburridas; es un momento perfecto para divertirte y relajarte mientras que trabajas.

Las Retrospectivas Ágiles se usan para que las personas se libere de sus frustraciones
La Retrospectiva puede ser un lugar donde el equipo se siente seguro y cómodo, permitiendo a los miembros hablar con libertad sobre aquello que les frustra.

Esto es altamente beneficioso, porque durante la retrospectiva, la gente tiene una ventana de tiempo “oficial” en la que pueden ser escuchados, y todos los humanos amamos (y necesitamos) que nos escuchen.

Las Retrospectivas Ágiles como un artificio para construir espíritu de equipo
Utilizo algunas de mis Retrospectivas Ágiles como una actividad para reforzar el espíritu de equipo. A veces, al trabajar en equipo, las cosas se tuercen y es complicado devolverlas a su cauce.

La retrospectiva es el sitio perfecto para desarrollar un par de actividades para “hacer grupo” y devolver la armonía al equipo.

Las Retrospectivas Ágiles son el lugar perfecto para aprender y ayudar al equipo/compañía a mejorar
Uno de los grandes problemas que tenemos los humanos es que no nos paramos a reflexionar (o al menos la mayoría no lo hacemos). Para aprender, debemos detenernos y reflexionar sobre lo que ha ocurrido.

La Retrospectiva Ágil es el momento perfecto para que esto ocurra; Durante la retrospectiva, todo el mundo se detiene y reflexiona sobre lo que ha hecho, lo que permite que el equipo crezca y se evite cometer los mismos errores en el futuro.

Las Retrospectivas Ágiles dan lugar a un crecimiento continuo
Una Retrospectiva Ágil es una reunión que permite a los equipos crear una cultura de la continua mejora, donde reflexionan sobre las experiencias pasadas y definen las acciones futuras.

Las Retrospectivas Ágiles aumentan el valor para el cliente
Las Retrospectivas Ágiles tienen un efecto positivo en el valor que se entrega a los clientes. Como mencioné antes, el objetivo principal de esta reunión es fomentar el crecimiento continuo.

Esto significa que los equipos mejorarán con el paso del tiempo, y como resultado, encontrarán la forma más eficiente de entregar el mejor valor a sus clientes.

Las Retrospectivas Ágiles sirven para empoderar a los equipos
Una de las mejores cosas que tienen las retrospectivas (en mi opinión) es la oportunidad que otorgan a los equipos de ser dueños de sus decisiones. Las retrospectivas proporcionan a los equipos una oportunidad de empoderarse (no en todos los casos, pero sí en la mayoría).

Los equipos son dueños de sus actos y de sus decisiones, creando un fantástico sentimiento de empoderamiento.

Las Retrospectivas Ágiles como un lugar para honrar o recordar hechos pasados
El rendimiento del equipo puede verse alterado por cambios dentro del mismo. A veces la gente se va, otras veces nuevas personas se unen y la dinámica del equipo cambia.

Las personas que no tienen en cuenta el coaching de las relaciones dentro del grupo no entienden lo que está ocurriendo, pero a veces los equipos no pueden recuperarse hasta que se encuentran en su nueva configuración.

La retrospectiva puede ser usada para ayudar al equipo en este tipo de escenario.

Las Retrospectivas Ágiles como un lugar donde aumentar la positividad del equipo

Personalmente, no conozco muchos Maestro Scrums que usen Ejercicios de Apreciación en sus retrospectivas. Yo uso esta técnica desde hace algunos años. Trato de comenzar o finalizar una Retrospectiva Ágil con una ronda de apreciaciones.

Muchos estudios han sugerido/mostrado que la positividad dentro del equipo está conectada directamente con el rendimiento del mismo.

Llevar a cabo ejercicios de Apreciación es una fantástica manera de aumentar la positividad del grupo, creando un excelente ambiente donde los miembros del equipo podrán contribuir al éxito del mismo.

La Retrospectiva Ágil como una herramienta para comunicarse con la Dirección
Como mencioné antes, las Retrospectivas Ágiles son el pilar básico de las mejoras. Desgraciadamente, muchas empresas piensan que las reuniones de retrospectiva pertenecen al equipo de desarrollo y no aprovechan su potencial.

Las Retrospectivas Ágiles pueden ser usadas por los equipos como una manera de articular su mensaje a la dirección, aumentando así la sensación de urgencia para los problemas que tienen que abordarse en la organización.

Si se aplican de manera correcta, las Retrospectivas Ágiles pueden usarse como una herramienta para permitir la comunicación entre dirección e ingenieros.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN FACILITADOR DE RETROSPECTIVAS ÁGILES

Mucha gente piensa que las retrospectivas pueden ser dirigidas por cualquiera y que la habilidad no tiene importancia. ¡Sí que tiene! Debajo puedes encontrar algunas características que debe poseer un buen facilitador.

Un buen facilitador de Retrospectivas Ágiles no debe posicionarse.
Si el facilitador se posiciona, los miembros del equipo se pueden sentir atacados y dejar de contribuir a la reunión. Esto puede acabar con la productividad de la Retrospectiva Ágil.

Ser capaz de escoger diferentes ejercicios para diferentes situaciones
Una de las principales razones por las que Ben Linders y yo escribimos el libro “Getting Value out of Agile Retrospectives” era la de dar ideas a la gente sobre ejercicios de Retrospectiva Ágil.

Cada retrospectiva es diferente, de hecho, cada una es única y debe afrontar un problema diferente -el más apropiado-.

Un buen facilitador debe ser capaz de identificar qué problemas están preocupando a la mayoría del equipo durante el periodo actual y saber qué ejercicios pueden usarse para que el equipo obtenga mucha información de la Retrospectiva Ágil.

Ser capaz de resumir todo lo que pasó durante la Retrospectiva Ágil
La última parte de una retrospectiva es muy importante. Muchas veces, los Facilitadores no prestan demasiada atención a esta parte.

Es muy importante apoyar al equipo resumiendo lo que se ha acordado abordar durante la próxima iteración. Es el momento ideal para recapitular qué acciones se deben tomar, quién las debe tomar y en qué plazo se deben tomar.

Crear un ambiente en el que todos se sientan dispuestos a participar
Animar a la gente a hablar y conseguir que todo el mundo sea escuchado es muy importante. Otra responsabilidad del facilitador es promover que todo el mundo hable y sea escuchado.

El facilitador no debe forzar a nadie a hablar si este no quiere. Esto es un requisito previo para lograr una exitosa Retrospectiva Ágil.

Sin embargo, debe asegurarse de que todo el mundo es escuchado y de que todos tienen oportunidad de hablar.

Aclarar Ideas
Estamos en la industria del desarrollo software y, como todos sabemos, la mayoría tenemos un buen conocimiento técnico y una buena mentalidad, y debido a esto no tenemos el talento para explayarnos en nuestras ideas.

Esto es malo; tan solo es un hecho. Somos buenos con los números y los algoritmos, pero normalmente no tan buenos en la comunicación. Con esto en la mente, el Facilitador debe aclarar todas las ideas que la gente pone encima de la mesa.

Debe ser el responsable de asegurar que cada idea es entendida por todas las personas de la sala. Esta es la única manera en que la gente puede entender y analizar la información que será generada en la Retrospectiva.

Poner a prueba las Ideas con preguntas
La responsabilidad de un facilitador no termina con la idea y la posterior aclaración. El facilitador también tiene que tomar el rol de coach y realizar muchas preguntas.

Debe ayudar al equipo a contemplar diferentes puntos de vista y diferentes opciones.
Es responsabilidad del facilitador poner a prueba a los miembros del equipo y sus ideas. Solo entonces es el equipo capaz de observar diferentes puntos de vista y generar numerosas ideas sobre el tema tratado.

Resulta importante subrayar que no es responsabilidad del facilitador dar las respuestas; es aquí cuando el rol de coach es importante.

El facilitador está ahí para realizar preguntas y ayudar a los equipos a generar tantas ideas como sea posible, en lugar de quedarse con la primera idea que aparezca.

Ser positivo
Una de las características primordiales de un buen facilitador es la positividad. Esto es especialmente crucial cuando el facilitador trabaja con un equipo joven.

Esto no significa que el moderador no vaya a permitir al equipo tratar temas más duros, pero este debe centrarse en mantener el ambiente lo más constructivo y activo posible.

¡Es muy importante prestar atención a esto! A veces, los equipos se enfrentan a muchos problemas, y si el coach no tiene en cuenta la importancia de la positividad, la Retrospectiva ágil puede tornarse en una sesión de quejas, llevando a todo el mundo a volverse egoísta, y afectando en definitiva al rendimiento futuro del equipo.

Convertirse en Facilitador Profesional
Mucha gente cree que la facilitación es algo muy simple y sencillo. Sinceramente, llevo bastantes años siendo facilitador, y todavía siento que tengo mucho que aprender.

Si quieres convertirte en un gran facilitador, invierte en un programa de Facilitador Profesional.

Hay varios sitios en los que puedes conseguir información sobre este tema, pero puedes empezar con la Asociación Internacional de Facilitadores (http://www.iaf-world.org/site/)

CÓMO CREAR UN AMBIENTE AGRADABLE PARA LLEVAR A CABO RETROSPECTIVAS ÁGILES

Una de las partes más importantes para conseguir Retrospectivas Ágiles exitosas es nuestra habilidad para crear un ambiente agradable. Incorporar la Directriz Primordial a la reunión podría ayudar, pero se pueden hacer muchas otras cosas para conseguir este ambiente. Esto que has leído está inspirado en un artículo de mi blog, que puedes encontrar aquí.

Que la Retrospectiva Ágil sea para el equipo, no para la dirección
Los miembros del equipo deben ser los participantes de la retrospectiva. A veces, es necesario incorporar a otras personas que no son parte del equipo, pero que han participado en algunas actividades rápidas, y eso está bien.

De todos modos, no recomiendo que esté la dirección en la Retrospectiva. Sé que en la mayoría de los casos la dirección solo busca ayudar; tienen las mejores intenciones, pero su presencia provocará que la gente se cierre en banda y no hable de los problemas reales. Como regla general, recomiendo que solo haya gente del equipo en las retrospectivas.

Los miembros del equipo deciden qué información se hará pública
Es muy importante que el equipo decida qué se hace público y qué se queda en la reunión. Como expliqué antes, en una Retrospectiva Ágil los miembros del equipo tratan problemas serios.

Si se sienten cómodos, hablarán de todos los problemas que les preocupen, sin pensar en las posibles consecuencias, algo muy bueno. Si algo de lo tratado en la reunión se hace público, puede ser un desastre.

Por tanto, la gente tiene que decidir qué puede publicarse y qué no. Por norma general, suelo decirle al equipo que “Lo que pasa en Las Vegas, se queda en las Vegas”, que significa que todo lo ocurrido en las Retrospectivas se queda ahí.

Buena gestión de las críticas

Uno de mis clientes está invirtiendo un montón de tiempo y dinero en enseñar a sus empleados a dar buenas críticas. Se puede ver un efecto significante de estas enseñanzas en sus retrospectivas.

La gente está mejorando a la hora de dar una crítica específica y concreta sin meterse en ataques personales. Lo mismo ocurre con los que reciben las críticas; ahora entienden que nada de eso es personal y tienen las herramientas para usar las críticas de manera positiva.

Animar a participar, pero no obligar
En ocasiones, las personas no se encuentran con el humor correcto para participar en todas las actividades. El facilitador debería animar, pero no forzar, la participación de la gente en las actividades durante la Retrospectiva.

Sí, lo sé -la mayoría de las veces estas personas tendrán algo que decir-, pero puede que no estén preparados para decirlo en ese momento. Dales algo de tiempo, y ya verás cómo participan en las siguientes actividades.

La localización de la Retrospectiva es clave
Hace unos años, probé algo completamente diferente. La idea es que seas consciente de la importancia del sitio donde la Retrospectiva tiene lugar.

A veces, los desarrolladores se enfrentan a retos exigentes; muchas cosas ocurren durante la iteración, y la energía en la sala no se nota muy activa. En este caso, deberías considerar llevar al equipo a un ambiente más positivo o neutro.

Por otro lado, si el esfuerzo fue muy productivo y la gente se siente feliz con el resultado, podría ser que utilizar esta energía positiva fuera la mejor manera de acometer una Retrospectiva.

En cualquier caso, antes de comenzar una retrospectiva, piensa sobre cómo está la energía del equipo y decide si es mejor llevar a cabo la Retrospectiva dentro o en algún otro lugar.

No solo el ambiente es crucial para llevar a cabo exitosas retrospectivas, sino que algunos requisitos previos deberán estar asegurados. Debajo puedes leer algunos de estos consejos a tener en cuenta antes de las retrospectivas.

REQUISITOS PREVIOS PARA UNAS RETROSPECTIVAS ÁGILES EXITOSAS

Para conseguir Retrospectivas Ágiles exitosas, hay varios factores que han de estar presentes. Norman L. Kerth se refiere en su libro a las “Retrospectivas del Proyecto”, cinco ideas esenciales que deberían estar presentes para que la retrospectiva tenga éxito: “La necesidad del hábito”, “Dando un nombre al procedimiento”, “La Directriz Primordial para una retrospectiva”, “El lado oscuro de las Retrospectivas”, y el “Facilitador”.

Esta parte está inspirada en un artículo de mi blog, que se puede encontrar aquí.

La necesidad del hábito
Normalmente, las personas no se paran a reflexionar sobre sus proyectos; esto no es algo natural, y es por eso que es tan importante formalizar este comportamiento y convertirlo en un hábito.

Estos hábitos son importantes porque unen a las personas, permitiéndoles centrarse en lo importante, además de poner en conocimiento de los demás importantes eventos o logros.

Dando un nombre al procedimiento
En nuestra industria, las retrospectivas tienen un nombre diferente. Algunos de estos nombres son: “post-mortem”, “post-partum”, “post-engagement redress”, etc.

En el sistema de desarrollo software Ágil se le llama “Retrospectiva Ágil” -hoy en día ya es un nombre familiar-. En mi opinión, es importante darle un nombre claro a este procedimiento para que todos lo entiendan.

Por lo general, un equipo sabe a qué nos referimos con este procedimiento, pero no es extraño encontrarse con una alta dirección que no comprenda el significado del mismo. “Retrospectiva” es una palabra directa y con un significado obvio.

Directriz Primordial para una retrospectiva
La gente debe sentirse cómoda para explicar y compartir sus problemas, opiniones o preocupaciones. Es común darse cuenta de que las cosas no se hicieron de la mejor manera posible.

Cuando esto ocurra, las personas deben sentirse lo suficientemente seguras como para explicarlo todo sin miedo y sugerir diferentes maneras de afrontar el mismo problema.

Antes de comenzar una retrospectiva, debemos comunicar una Directriz Primordial:

Independientemente de lo que descubramos, debemos entender y creer de verdad que todo el mundo hace el mejor trabajo que él o ella podría, dado lo que se sabía en ese momento, sus habilidades y capacidades, los recursos disponibles y la situación actual.

 He usado esta idea bastantes veces, y puedo garantizar que funciona; tan solo escribe la Directriz Primordial en un rotafolio y llévalo a la Retrospectiva Ágil.

Si el comportamiento de alguien no sigue la Directriz Primordial, simplemente recuérdale esa Directriz.

El lado oscuro de las retrospectivas
He tenido la oportunidad de ver varias retrospectivas transformarse en sesiones de quejas. Es algo común cuando la retrospectiva no está bien moderada.

Es importante comprender las razones que llevan a la gente a quejarse, y esto puede revelar un montón de problemas, pero si una sesión de quejas se descontrola, puede arruinar toda la retrospectiva.

La gente no hace esto con mala intención. Simplemente exteriorizan lo que les afecta: tienen algunas necesidades que no están siendo cubiertas, y necesitan expresar sus emociones.

El problema es el hecho de que el receptor se desalienta por la queja y entra inmediatamente en modo defensivo, atacando de nuevo. Esto puede resultar en una retrospectiva no productiva.

Si todas las retrospectivas acaban de esta manera, la gente las empieza a ver como inútiles, y dejarán de asistir. Una técnica que uso es pedir a la gente que se exprese con “deseos” y no con acusaciones.

Esto cambia el tono, creando un ambiente “seguro”; y como se ha explicado arriba, tener un ambiente agradable es una de las cosas más importantes para conseguir una retrospectiva exitosa.

El facilitador de retrospectivas
Todo lo expuesto anteriormente es fundamental, pero si no poseemos un buen facilitador, la retrospectiva seguramente será un desastre.

Para convertirse en un buen Facilitador, se requiere experiencia, práctica y mucha autorreflexión. Antes de que una retrospectiva comience, el facilitador debería tener claro qué quiere conseguir en esa sesión.

Arriba puedes leer sobre el “Facilitador”.

Para llevar a cabo una buena retrospectiva, debes seguir cinco pasos. Debajo puedes ver cuáles son.

LAS CINCO ETAPAS DE UNA RETROSPECTIVA EXITOSA

Hace unos años, Esther Derby y Diana Larsen, en su libro “Agile Retrospectives”, nos explicaron que hay cinco fases en una Retrospectiva Ágil.

  1. Prepara el terreno
    Si quieres que la gente esté atenta y dispuesta a trabajar contigo, es buena idea tomarte un momento para agradecerles que asistan a la retrospectiva, lo que les hará sentirse valorados.

Habiendo hecho esto, deja claro cuál es el propósito de la retrospectiva y subraya el objetivo de la sesión. También deberías dar una duración para la reunión.

Una vez que se ha expuesto lo básico, es imperativo que todos los asistentes digan algo. Es necesario que sea breve (una o dos palabras de cada persona describiendo qué esperan de la retrospectiva), pero resulta importante romper el hielo de esta manera.

La mayoría de las personas “desconectan” automáticamente si sienten que van a someterse a una reunión aburrida y sin objetivo concreto, por lo que mantener una sensación de importancia es esencial para alcanzar una sesión de grupo productiva.

Publica el acuerdo de trabajo (si existe) y ajústalo para que se aplique a la retrospectiva. Si no hay acuerdo de trabajo, redáctalo antes de que la retrospectiva avance.

Este debería tener menos de cinco puntos -cualquier cosa más allá de esto es muy complicada de poner en práctica-.

  1. Recoge Estadísticas
    Las iteraciones, aunque acostumbran a ser breves, están repletas de importantes eventos e interacciones;

La estadística, en estos casos, es necesaria para crear una imagen clara de lo que ha ocurrido. La estadística debe cubrir eventos (esto puede ser cualquier cosa significativa para el equipo. Decisiones importantes, cambios en los miembros del grupo, hitos, celebraciones, e implementación de nuevas tecnologías), medidas (diagramas burn down, número de defectos, etc.) y cualquier característica o historia que el equipo haya completado.

El equipo debe usar calendarios, documentos, gráficos y demás para mejorar estas estadísticas.

Se debe informar sobre las estadísticas durante las retrospectivas, mezclando la presentación oral con ayudas visuales, como gráficos, tablas, etc; si vas a ir muy atrás en el tiempo, también necesitarás una línea de tiempo.

Sin ayudas visuales bien planificadas, las personas a veces no pueden detectar los patrones más relevantes y hacer relaciones con otros temas de manera eficiente.

  1. Genera Ideas
    La estadística es inútil si no se interpreta ni entiende; por ende, cada retrospectiva debe contener una fase en la que la gente hacen preguntas sobre lo que ven que va mal -y que va bien- y cuestionan, “¿por qué?”

Como parte de esto, uno debe examinar las diversas situaciones que surgieron durante la iteración anterior, rompiendo las interacciones que ocurrieron entre ellas y buscando los patrones de funcionalidad o disfuncionalidad.

El equipo debe evaluar los riesgos y tener en cuenta los eventos y resultados inesperados. Esto debe consistir en un enfoque lógico; recuerda que la gente tiende a saltar a todas las soluciones que se presentan ante un problema, pero a veces la primera solución propuesta no es la mejor.

La fase de generación de ideas es crucial, ya que permite al equipo conocer cómo las circunstancias y sus acciones y comportamientos afectan a su habilidad de desarrollar software.

Sin esta etapa, no pueden establecerse causa y efecto.

  1. Decide qué hacer
    Una vez que el equipo ha decidido cuáles son las mejores soluciones posibles, necesita centrarse en solo una o dos, para aplicarlas en la siguiente iteración y decidir cómo es la mejor manera de hacerlo.

La Fase de Decisiones debe incluir historias de usuario o listados de ítems durante el proceso de planificación, ya que esto hará más fácil el implementar planes de mejora que tendrán efecto en la siguiente iteración en el trabajo actual.

Recuerda que la retrospectiva debe discurrir naturalmente hacia la planificación de la iteración, así que trata de llevar a cabo retrospectivas justo antes de dicho momento (tener la retrospectiva por la mañana y la planificación de la iteración por la tarde es ideal).

  1. Conclusión
    Trata de cerrar las retrospectivas de manera proactiva, inspiradora y motivadora -el equipo necesitará esta fuerza para comenzar la siguiente iteración-.

La gente se debería ir con una idea clara de qué es necesario, cómo se documenta, y cuáles son los próximos pasos a seguir.

El equipo también se debería ir con una serie de recordatorios, que los ayudarán a recordar todo lo que han aprendido durante la retrospectiva; si no, al menos algo de ello se les olvidará.

Estos son los mejores consejos sobre cómo llevar a cabo retrospectivas, pero también se debe tener en cuenta qué no se debería hacer y qué puede salir mal. Debajo puedes leer sobre los antipatrones de las retrospectivas ágiles y cómo solucionarlos.

ANTIPATRONES DE LAS RETROSPECTIVAS ÁGILES

Hay muchas cosas que debes evitar durante las retrospectivas; pueden ocurrirte a ti.

Lo que Ocurre en las Retrospectivas, no se Queda en las Retrospectivas
He visto este antipatrón bastantes veces. En una empresa para la que trabajé, la dirección pedía que se grabaran las retrospectivas. Esta parte está inspirada en un artículo del blog, que se puede encontrar aquí.

La dirección esperaba que, si las retrospectivas se grababan, otros equipos aprenderían al observar los problemas de sus compañeros.

Nadie era proclive a hablar de sus problemas si las retrospectivas se grababan. Sabían que cualquier persona de la organización podría escuchar esas sesiones, y por tanto nadie trataba problemas “serios”.

La solución
Solo los miembros del equipo deberían participar en la reunión; para lograr que los demás aprendan algo de las Retrospectivas, se pueden mostrar en público algunas acciones a tomar. Sin embargo, es mejor mantener los detalles dentro del equipo.

Si la organización se toma en serio la tarea de compartir el conocimiento, pueden apoyar las comunidades de práctica. Son lugares mucho mejor para compartir el conocimiento, en lugar de forzar a la gente a publicar la información obtenida en las Retrospectivas.

Querer cambiar el mundo
El equipo acuerda una ambiciosa lista de medidas a tomar sin considerar si tiene tiempo para ponerlas en marcha en la siguiente iteración. Esto produce descontento, pues las acciones no se llevan a cabo y el equipo sigue añadiendo medidas en cada retrospectiva.

La solución
La solución no es nada complicada. Creo que lo mejor es abordar un solo tema tras las retrospectivas.

Selecciona un tema, y realiza un análisis profundo del mismo. Entiende bien cuál es la raíz del problema (puedes utilizar técnicas como la de los “5 ¿porqués”?) e implementar los cambios en la siguiente iteración.

No Hay Tiempo de Mejorar

El equipo se reúne durante 5 o 10 minutos tras la iteración para tener una rápida discusión sobre cómo han ido las cosas, y llaman a eso Retrospectiva Ágil.

Esto es un indicativo de que el equipo no encuentra beneficio en las Retrospectivas Ágiles. Si las personas tienen ideas para mejorar, se enfrentan a una lucha enorme para implementarlas en ausencia de un foro donde conseguir el apoyo del equipo.

La solución
El rol de un Maestro Scrum/Coach Ágil es muy importante. Si el equipo no ve la valía de las retrospectivas ágiles, puede que el coach necesite organizar un taller en el que explique al equipo por qué las retrospectivas son tan importantes.

Pero recuerda lo que mencioné en el anterior antipatrón: cambia una cosa cada vez. Enseña al equipo a escoger un solo tema, entenderlo e implementar su solución.

Deja que el equipo vea la mejora y utiliza esta inercia para reforzar la idea de cuán importantes son las Retrospectivas Ágiles.

No se Toma Responsabilidad
El equipo dedica la Retrospectiva Ágil a lamentarse de las cosas que van mal sin tomar la responsabilidad de mejorar la situación.

Las Retrospectivas tratan de hacer cambios a mejor, y eso no puede ocurrir sin una discusión sobre lo que el equipo puede conseguir.

La solución
En esta situación, me gusta transferir la responsabilidad al equipo. Dejarles hablar, pero en un momento determinado realizar una simple pregunta: “¿Qué vais a hacer para revertir esta situación?”

Esta pregunta suele ser muy potente. Manda un claro mensaje al equipo: si no hacen nada, nada cambiará. Estarán atrapados en su frustración y en un ambiente desagradable.

Normalmente, despiertan y tratan de definir algunas acciones para corregir el problema, pero muchos equipos terminan concluyendo: “No podemos hacer nada, está fuera de nuestro control.”

¡No caigas en esta trampa! Siempre hay algo que el equipo puede hacer para mejorar la situación. Ten imaginación, y ayuda al equipo a encontrar nuevas maneras de solucionar el problema, pero no permitas que la Retrospectiva Ágil se convierta en una sesión de quejas.

Pensamiento Iluso
Las acciones que se discuten son difusas y sin un objetivo concreto, como por ejemplo “mejorar la comunicación”, o “hacer más refactorización”. Esto no son medidas a tomar; son problemas sobre los que trabajar.
Sin mayor discusión, el equipo no sabe qué hacer para implementar estas ‘pseudo-medidas’.

La solución
Dispone las acciones a tomar de manera que se puedan calificar como ‘hechas’ o ‘no hechas’. ‘Refactorizar más’ no es una tarea que ayude, pues no se puede identificar si se ha llevado a cabo o no.

‘Mejorar el User Model’s Code Climate de una F a una D’ es realizable, y por tanto el equipo debería tomar pequeños pasos que sean alcanzables y contribuir así a la mejora.

No Revisar las Acciones Tomadas
Un error común de los equipos es que no comprueben si lo que han decidido implementar consiguió mejorar la situación.

Los equipos definen cosas a mejorar en el siguiente sprint, pero muy pocos se detienen y analizan si sus acciones han resultado en alguna mejora.

La solución
Cada retrospectiva debería comenzar con el equipo revisando las acciones pasadas. El Maestro Scrum debería guiar al equipo y revisar si se han llevado a cabo las medidas anteriores.

Cada equipo debería tener unos criterios para valorar el éxito de cada medida tomada en la Retrospectiva Ágil. Si el equipo utiliza algo como esto, es muy fácil valorar en la siguiente Retrospectiva Ágil si las acciones tomadas han servido para solventar el problema.

Las Acciones son Asignadas Automáticamente al Maestro Scrum
Es bastante común en la mayoría de los equipos ver al Maestro Scrum como la persona a la que se le deben asignar todas las medidas. En realidad, el Maestro Scrum podría no ser la mejor elección para solucionar el problema.

La solución

Normalmente, los temas que aparecen en las retrospectivas son muy variados. Dependiendo del tema que se trate, diferentes miembros del equipo deberían de acometer la solución del problema. Si el Maestro Scrum se encarga de todo, el resultado es un equipo que depende enteramente del Maestro Scrum para solucionar cualquier problema que surja.

Lo mejor sería escoger personas diferentes dentro del equipo para enfrentarse a los diferentes problemas que sean tratados en las retrospectivas.

Creo que estos son los antipatrones más comunes. Si sigues mis consejos, conseguirás con el tiempo unas mejores Retrospectivas Ágiles.

IDEAS SOBRE LAS RETROSPECTIVAS ÁGILES

Para llevar a cabo una buena Retrospectiva Ágil, el facilitador tiene que ser capaz de elegir los ejercicios más apropiados para cada Retrospectiva Ágil. He estado recopilando ejercicios durante varios años, y te aconsejo que te tomes el tiempo necesario y elijas el que más se ajuste a tus deseos. Encuentra todos los ejercicios aquí.

Si tienes ejercicios interesantes para compartir, contáctanos. Tendremos el placer de publicar tu ejercicio aquí.

Muchos de los aspectos mencionados son los más importantes dentro de las retrospectivas. Creo que el artículo resume bien qué es una retrospectiva ágil. ¡Espero que te haya gustado!

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Luís Gonçalves

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Luis Gonçalves is an Entrepreneur, Author & International Keynote Speaker. He works with Senior Executives to implement his ‘Organisational Mastery’ system so they can greatly increase the effectiveness and efficiency of their organisations; enabling them to become recognised and highly rewarded Leaders.

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